HACCPクリエータ導入事例：
アピ株式会社本巣工場 様

初年度、HACCP文書は何人体制で作成したのですか。

各工程の担当者からヒアリングをして、1人で文書作成作業を担当しました。

初年度は慣れない作業でもあり、それなりに手間もかかると思いますが、次年度以降は既存の文書を修正したり、新規で追加をするにしても数は限られるので、作業負荷は限定されるのでは？

表計算ソフトを使うのであれば、むしろ、新規に作成するよりも修正作業のほうが負担が大きいと感じるほど、作業は面倒なものでした。

具体的には、どのように面倒な作業なのでしょうか。

整理をすると、次の3点が作業上の問題となっていました。

1フローダイアグラム作図・修正作業の負荷

表計算ソフトを使って、フローを作図・修正をするのは簡単ではありません。実際に作図をしてみればわかると思いますが、たとえば、工程を増やしたり、削除したりする際、接続線のつなぎ直しなどをするだけでもかなり手間がかかりますし、工程の連番を振り直したりするのにも時間を取られていました。さらに、修正する部分だけでなく、全体のレイアウトの調整を強いられることも多く、単純に時間がかかるだけでなく、精神的にもストレスのかかる作業でした。

2整合性の確保が困難

3つのHACCP文書に同じ内容を記載しなければならないので、それだけでも非効率なのですが、さらに3つの文書の整合性を保たなければならないので、時間を取られました。特に、修正時には矛盾や漏れがないかを入念にチェックしながら作業を進めなければなりませんでした。

3メンテナンス作業の属人化

文書をメンテナンスする際、文書を作成した担当者ならすぐわかるような矛盾点なども、ほかの担当者が作った文書だと気づきにくいこともありました。1人で作業をしているときはいいのですが、複数人で作業をしようとするとかえって効率が悪くなったり、ミスが発生したりといった懸念があり、いわば属人化しかねない状況でした。

HACCPクリエータを導入した経緯を教えてください。

HACCP文書を効率的に作成・修正する方法はないか調べてみたところ、HACCPクリエータのサイトを見つけました。以前、業界紙の広告でも見たことがあり、導入を検討するためサン・プラニング・システムズに連絡をして、特別に試用版を提供してもらいました。

HACCPクリエータに興味を持った理由を教えてください。

HACCP文書の作成・修正に特化した専用ツールであるということが最大ポイントでした。逆に、HACCP文書の作成・修正を効率化する製品をほかに見つけることはできず、コンサルタントに問い合わせてみても同様でした。

最初に1ライセンスを導入し、その後、追加で3ライセンスを購入されていますが、その理由を教えてください。

以前は、HACCP文書に修正や追加をする際、(1)ヒアリングを受けて、(2)文書を修正してもらい、(3)それを確認する、という流れでしたので、修正のために打ち合わせの時間を調整し、都度、修正内容を確認して、また打ち合わせをするというのは意外に時間が取られ、手間もかかり負担となっていました。

表計算ソフトで作業しているときには、自分たちで作業したいという声は聞こえてこなかったのですが、HACCPクリエータを使っている様子を横から見ていて、これなら簡単に使えそうだと思ったようです。

そのため、業務を良く理解している現場が直接作業してしまったほうが効率的で、内容の精度も高まるのは明白でしたので、各グループで作業ができるよう3ライセンスを追加しました。

導入時、苦労したことなどありましたか。

苦労というわけではないのですが、表計算ソフトで作図したフローダイアグラムはそのまま利用できなかったので、結局は書き直しとなりました。しかし、作図作業は格段に簡単でしたので、大きな負担とは感じませんでした。

また、使い勝手が良いので自己流で使ってしまっているのですが、今となって振り返れば作業者が複数になったので、最初に使い方のトレーニングを受けておいても良かったかと思いました。

導入効果について教えてください。

フローダイアグラムの作成・修正や同じ内容を繰り返し記載するといった単純作業から解放され、作業が簡素化されたことで、 思考が中断されず集中して作業へ取り組むことができるようになりました。客観的に計測したわけではないのですが、作業負荷で見れば1/10ぐらいに軽減されたと感じています。

また、ライセンスの件で話をしましたように、現場主導でHACCP文書の管理・運用ができるようになったことも副次的な導入効果だと捉えています。FSSC22000認証に限らず、規格認証は組織に浸透しなければ形骸化してしまい、本来であれば防ぐことができる事故やトラブルを招くことになりかねません。

今回、HACCPクリエータの導入は、現場が中心となって食品安全マネジメントに取り組んでいくあるべき姿を推し進める重要なターニングポイントになりました。